Alla fine di ogni evento ECM il provider comunica all'ente accreditante e al COGEAPS i crediti attribuiti a ciascun partecipante, con un file XML firmato digitalmente dal legale rappresentante. Il termine è di 90 giorni dalla fine dell'evento, ed è lo stesso entro cui puoi ancora correggere i dati. Lo stabiliscono le specifiche funzionali del tracciato pubblicate da AGENAS, versione 1.23 di settembre 2025.
Detta così sembra una pratica da un pomeriggio. Poi apri le cartelle dell'evento: le iscrizioni in un foglio Excel, le presenze in un altro, gli esiti del test esportati a parte, due codici fiscali scritti a mano sul modulo d'iscrizione. Il file che l'ente accreditante accetta è l'ultimo passaggio di tutto l'evento, e molti motivi di scarto si vedono prima dell'invio, se sai dove guardare. Le regole che seguono vengono dai documenti AGENAS, consultati il 20 ottobre 2026.
Rendicontazione ECM: cosa deve inviare il provider alla fine dell'evento?
Il provider invia i dati dell'evento e, per ogni professionista, codice fiscale, ruolo, professione, disciplina, crediti acquisiti e data di acquisizione. Il file va all'ente accreditante e al COGEAPS. Il tracciato è unico e lo usano tutti i provider accreditati, nazionali e regionali, per ogni tipo di formazione.
L'ente accreditante è quello che ti ha accreditato: la Commissione nazionale per la formazione continua se sei un provider nazionale, la Regione o la Provincia autonoma se sei un provider regionale. Il tracciato è comune a tutti perché enti accreditanti, COGEAPS e Commissione nazionale abbiano dati uniformi e confrontabili.
L'invio avviene con la funzione di caricamento della tua area riservata del sito ECM. Prima di caricarlo, il file XML va firmato digitalmente da chi rappresenta legalmente il provider e compresso in formato ZIP.
Nel tracciato non entrano solo i discenti. Le specifiche prevedono sei ruoli, ciascuno con il suo codice: partecipante (P), docente o esperto di contenuto FAD (D), tutor (T), relatore (R), responsabile scientifico (S), moderatore (M).
Entro quando va inviato il tracciato? La scadenza dei 90 giorni
Il tracciato va inviato al termine di ogni evento, "entro e non oltre novanta giorni". Entro gli stessi 90 giorni dalla data di fine evento puoi rettificare i dati: si ritrasmette l'intero file, che sostituisce quello precedente. Le integrazioni parziali, cioè aggiungere solo i partecipanti mancanti, non sono ammesse.
Il termine è uno solo per residenziale, FAD, formazione sul campo e blended: le specifiche non fanno distinzioni per tipologia. Cambia invece quando arrivano gli ultimi dati. Secondo il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM (versione 1.1 dell'11 luglio 2025, paragrafo 4.10):
- nella FAD con strumenti informatici ed e-learning la prova di verifica si svolge entro il termine di conclusione dell'evento;
- nella FAD sincrona, e nei residenziali e nella formazione sul campo con questionario online, entro i tre giorni successivi alla conclusione.
Quindi nei casi del secondo punto il quadro completo degli esiti lo hai fino a tre giorni dopo la fine dell'evento. Tienine conto quando calcoli i tempi.
Il motivo per non aspettare l'ottantanovesimo giorno è la rettifica. Le specifiche la consentono fino al novantesimo giorno, salvo deroghe che vengono rese note. Se invii presto e il file viene scartato, o ti accorgi di un errore, hai ancora margine per ritrasmetterlo.
Cosa contiene il tracciato XML ECM?
È un file XML per singolo evento, codificato in ISO-8859-1, conforme allo schema XSD pubblicato nelle specifiche, firmato digitalmente e compresso in ZIP. I file che non rispettano lo schema vengono scartati e non acquisiti. I dati si dividono in quattro blocchi, più una sezione facoltativa per i casi speciali.
- Identificazione dell'evento: codice evento, codice edizione, codice del provider (organizzatore) e codice dell'ente accreditante. Il codice edizione è obbligatorio per residenziale, formazione sul campo e blended, anche senza edizioni successive; per la FAD si può omettere.
- Informazioni sull'evento: data di inizio e di fine, ore effettive di formazione, crediti dell'evento, tipo di formazione (per il blended si indicano i moduli FAD, residenziale e sul campo che lo compongono), tipo di evento, obiettivo formativo, tipologia formativa e numero di partecipanti con ruolo P.
- Identificazione del professionista: codice fiscale, nome e cognome.
- Informazioni sul professionista: ruolo, posizione (libero professionista, dipendente, convenzionato, privo di occupazione), eventuale reclutamento da parte di un'impresa commerciale in ambito sanitario con il nome dello sponsor, crediti acquisiti, data di acquisizione, professione e disciplina. Per la stessa persona si possono indicare più professioni e più discipline.
Le date si scrivono nel formato AAAA-MM-GG. La versione pubblicata da AGENAS al 20 ottobre 2026 è la 1.23 di settembre 2025: le versioni 1.22 e 1.23 hanno aggiornato solo la tabella delle discipline, e lo schema XSD è fermo alla 1.21. Controlla quindi che le tabelle di professioni e discipline che usi siano aggiornate.
Da dove arrivano i dati: iscrizioni, fruizione, verifica e qualità percepita
Ogni campo del tracciato nasce in un momento preciso dell'evento. L'anagrafica, la professione e la disciplina arrivano dall'iscrizione. Il diritto ai crediti dipende dalla fruizione, dalla verifica dell'apprendimento e dalla compilazione della scheda di qualità percepita. Se questi quattro pezzi stanno in strumenti diversi, il tracciato diventa un lavoro di copia e incolla. Ecco le regole del Manuale nazionale per ciascuno.
Iscrizione. Codice fiscale, nome, cognome, professione, disciplina, posizione lavorativa e reclutamento da sponsor si raccolgono qui. Un dato sbagliato al momento dell'iscrizione arriva intatto fino al file.
Fruizione. I crediti maturano solo se il professionista ha partecipato nella percentuale prevista per quella tipologia formativa (paragrafo 4.12). Ti serve quindi un dato di presenza o di completamento per ogni persona, e il Manuale chiede di tenere a disposizione dell'ente accreditante, durante l'evento, la documentazione sulla rilevazione delle presenze (paragrafo 4.9). Per questo conta il tracciamento della fruizione e un registro esportabile.
Verifica dell'apprendimento. La data di acquisizione dei crediti coincide con la data in cui il discente ha superato la prova, o con la fine dell'attività se la prova non è prevista (paragrafo 4.12). Con il questionario a scelta quadrupla e una sola risposta esatta, la prova è superata con almeno il 75% di risposte corrette, con almeno tre domande per credito (paragrafo 4.10). Nella FAD con strumenti informatici, e-learning e sincrona il questionario deve avere la doppia randomizzazione di domande e risposte a ogni tentativo: è il caso della verifica di apprendimento con doppia randomizzazione.
Qualità percepita. La compilazione della scheda è necessaria perché i crediti maturino (paragrafo 4.12). La scheda però è anonima e va acquisita separatamente dalla verifica dell'apprendimento e dall'anagrafica (paragrafo 4.11), sul modello dell'allegato B del Manuale, senza alterarne il contenuto; se è online, va raccolta in modo da garantire l'anonimato. Nella pratica devi poter verificare che ognuno l'abbia compilata senza collegare le risposte al nome. Con un modulo cartaceo o un questionario esterno, questo incrocio si fa a mano.
I controlli da fare prima dell'invio
Un file conforme allo schema XSD può essere scartato lo stesso, se non supera i controlli successivi. La lista che segue mette insieme i motivi di scarto e le regole sui partecipanti doppi delle specifiche AGENAS con le regole del Manuale nazionale su chi matura i crediti.
- I dati dell'evento (codice, edizione, date, ore, crediti) sono identici a quelli già presenti in banca dati.
- Il numero di partecipanti dichiarato coincide con le righe con ruolo P nel file. Lo stesso numero serve anche a calcolare il contributo.
- Nessun partecipante ha crediti acquisiti superiori ai crediti dell'evento.
- Ogni professione è nella tabella delle professioni e ogni disciplina nella tabella delle discipline della versione in vigore.
- Ogni disciplina appartiene alla professione indicata, e professioni e discipline sono tra quelle previste dall'evento.
- Ogni codice fiscale compare una sola volta ed è nel formato previsto. La stessa persona non può comparire con due ruoli diversi nello stesso tracciato, nemmeno con zero crediti.
- I crediti vanno solo a chi ha superato la verifica, ha raggiunto la partecipazione richiesta e ha compilato la scheda di qualità percepita.
- La data di acquisizione dei crediti è quella del superamento della prova, o la fine dell'attività se la prova non è prevista.
- Per chi è stato reclutato da un'impresa commerciale in ambito sanitario, il campo del reclutamento vale 1 e il nome dello sponsor è compilato.
- Docenti, tutor, relatori, moderatori e responsabile scientifico sono inseriti con il loro codice di ruolo.
- Il file riguarda un solo evento, usa la codifica ISO-8859-1 e le date in formato AAAA-MM-GG, è stato validato sullo schema XSD, firmato digitalmente e compresso in ZIP.
Le specifiche consigliano esplicitamente una validazione preliminare dell'XML prima dell'invio: ti evita di scoprire lo scarto quando i 90 giorni sono quasi finiti.
Come si riduce il lavoro manuale con Soluzione FAD
In Soluzione FAD i report per AGENAS in XML ed Excel si generano dalla piattaforma. La firma digitale del legale rappresentante e il caricamento nell'area riservata restano a te, perché lo chiedono le specifiche.
Le funzioni che coprono i passaggi a monte del file:
- report per AGENAS in XML ed Excel, più report ECM, report di avanzamento e per partecipante;
- quiz con doppia randomizzazione di domande e risposte;
- questionari di gradimento su modello AGENAS;
- tracciamento di ogni azione e registro esportabile;
- verifica della presenza con domande casuali sul video, tempo massimo di assenza e limite dei dispositivi autorizzati; nel piano Premium anche il rilevamento via webcam, senza salvare immagini;
- attestati automatici per discenti, docenti e responsabili scientifici.
Con Soluzione FAD sono stati rilasciati oltre 1,5 milioni di crediti formativi. Se vuoi capire cosa cambia nel tuo caso, guarda la piattaforma per i provider ECM o leggi i criteri per scegliere una piattaforma ECM.
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Domande frequenti
Il provider regionale invia il tracciato ad AGENAS o alla Regione?
All'ente che lo ha accreditato, quindi alla sua Regione o Provincia autonoma, e al COGEAPS. Il formato è lo stesso dei provider nazionali: le specifiche AGENAS prevedono un tracciato unico per tutti i provider accreditati.
Si può correggere un tracciato già inviato?
Sì, fino a 90 giorni dalla data di fine evento, salvo deroghe rese note. Si ritrasmette l'intero file, che sostituisce il precedente: non si possono aggiungere solo i partecipanti dimenticati.
Il tracciato è uguale per eventi residenziali, FAD e blended?
Sì, è unico per tutti i tipi di formazione. Cambiano alcuni campi: il codice edizione si può omettere solo per la FAD, e per il blended si indicano i moduli che lo compongono.
Posso inviare più eventi in un unico file?
No. Ogni file deve riferirsi a un solo evento: se gli eventi sono due, i file sono due.
Cosa fare adesso
Prendi l'ultimo evento chiuso e passa la lista dei controlli sul tracciato prima di firmarlo. Se per compilarla devi aprire più di un file, il lavoro manuale è lì. Ti mostriamo come si genera il report per AGENAS da Soluzione FAD: Prenota demo.